Секреты тайм-менеджмента от активных и успешных черкасщан

Я не составляю планы с суровой привязкой к времени выполнения, ведь жизнь мамы и жены предусматривает гибкость во всем. Мама должна быть везде и одновременно, особенно, если у тебя маленький ребенок! Обычно распределяю дела по приоритетам. На первом месте – пополнение собственных сил, на втором – семейные дела, а на третьем – рабочие моменты. Так я успеваю самое главное в моей жизни.

Мой день начинается в 5:15. Это не рабочий день в обычном понимании. В течение дня у меня есть 3-5 часов для работы, и они могут быть не сплошным "пластом", а отдельными временными промежутками. Так, утреннее время до пробуждения семьи для меня самое эффективное, поэтому важнейшие задачи стараюсь сделать как можно быстрее после пробуждения и утренней рутины. Последние рабочие задачи решаю в 20:00-20:30, когда укладываю спать 10-месячную доченьку. Конечно, наибольшей эффективности достигаю, концентрируясь на одной задаче. Для лучшей организации использую настенный календарь, планер-ежедневник, календарь с напоминанием в телефоне.

Выполнение поставленных задач зависит от ценности цели, к которой ты стремишься. Самые сложные дела разбиваю на более мелкие, тогда это не вызывает внутреннего сопротивления. Успевать все НЕ нужно. Стоит решать самые ценные и важные вещи, ежедневно пополнять свои силы, ценить семью и близких людей, планировать и... действовать, отбросив перфекционизм. 

Мария Теличко

мама двух детей, коуч

Я не имею постоянной привычки планировать дела. Люблю составлять долгосрочные планы-мечты. Стараюсь распределять задачи по приоритетам, но иногда отвлекаюсь на менее приоритетные, потому что они более эмоциональные или более яркие. Я не считаю, что много успеваю, хотя мне это часто говорят окружающие. Для планирования использую Todolist, Google Календарь. Вижу свою кучу дел, вижу, какие из них переносятся изо дня в день... Визуализация объема работы с самого утра меня мотивирует, даже если этой работы море...

Я занимаюсь своим делом, поэтому уже давно не разделяю время на "рабочее" и "свободное". Думаю о своем деле всегда, когда не сплю, хотя иногда и во сне. Чтобы быть эффективной, мне нужна особая рабочая атмосфера. Люблю работать в кафе – шум мне помогает. Стратегические вещи люблю планировать и расписывать на природе. Офисы в классическом понимании плохо на меня влияют.

Иногда, когда нужно полностью сконцентрироваться на задании, особенно творческом, я выключаю телефон и интернет. Большой процент моих дел – это общение, поэтому такое бывает крайне редко. Если нужно сделать ряд однородных задач,  сначала выполняю самое сложное или самое неприятное – "'съедаю лягушку", как советуют профессионалы. Удается не всегда...

Прокрастинация – наше все. Я стараюсь просто отслеживать это. Бороться не вижу смысла. Если есть дедлайн и я знаю, что сделать задачу можно за два часа, то 2 часа до дедлайна – идеальное для этого время. Мои правила: делать то, что любишь, любить то, что делаешь, помнить о здоровом режиме дня и фокусироваться на том, что движет вас к мечте. "Все" успевать не надо.

Дарина Мирошниченко

координатор проектов ОО "Промолодь"

Всегда составляю планы. Использую планирование годовое или сезонное, где ставятся стратегические задачи, и оперативное – для рабочей недели и на каждый день. Планирование происходит в режиме круглого стола с партнерами в случае решения стратегических задач и коллегами-работниками в случае оперативного краткосрочного планирования. Для собственного бизнеса обычно планирую "с сегодня на завтра" и на 24 часа (редко на 2-3 дня), если есть достаточно оперативной информации, оставляю место для маневров по ситуации, форс-мажоры тоже случаются.

Сейчас никаких специальных приложений для планирования не использую. Раньше носил тяжеленный блокнот, сейчас имею смартфон, планшет, но план действий ношу в голове. Очень важные дела в сложные дни проставляю напоминаниями. Для того, чтобы все успевать я использую метод правильной формулировки проблемы или задачи для подчиненных. Выполнение работы зависит от желания исполнителя, прежде всего, от его мотиваций.

Мой рабочий день ненормированный, дольше 7:00 не сплю никогда. Частный бизнес в сфере услуг обязывает быть готовым по запросу клиента. После женитьбы стараюсь подвести это время к классическим 17:00-19:00. Я замечал за собой "привычку" оставлять "на потом" еще со студенческих времен. Борюсь с ней при помощи решительных действий. Только появляется такая мысль, беру телефон и запускаю необратимый процесс действия. Мой бизнес-наставник говорил: чем больше ты делаешь, тем больше успеваешь, тогда на все будет хватать времени. Проверено!

Григорий Сторожук

руководитель декор-ивент агентства "Make-art"

Я обязательно планирую год, сезон, месяц. С недельным и ежедневным планированием бывает по-разному: если график плотный, непременно прописываю все дела в ежедневнике, если более-менее свободный – просто имею список дел и берусь за них, когда есть время и желание. 

Я успеваю ровно столько, сколько хочу, иногда – меньше. Не думаю, что много успевать – показатель успешности жизни. Вопрос в том, ЧТО успеваешь сделать, и насколько это важно для душевного удовлетворения и целей. Мое главное правило: помнить, ради чего я все это делаю. Это единственное, что способно заставить меня делать вещи, которые, возможно, не слишком приятны, но необходимы. Это не о тайм-менеджменте, это о мотивации. Без нее не работает никакой тайм-менеджмент.

Я пробовала отключать телефоны и интернет для лучшей концентрации. Сейчас у меня так организована работа с почтой, туда нет смысла заглядывать чаще, чем дважды в день. Со звонками проблем также нет. С соцсетями у меня другая ситуация: я пробовала блокировать себе доступ на эти сайты, однако поняла, что это меня слишком раздражает, а это хуже для производительности, чем законные полчаса прокрастинации.

Я склонна откладывать все на последний момент. Я не борюсь с этим, а наблюдаю, на какой тип задач у меня такая реакция. Если есть возможность, отказываюсь от них или делегирую. Если нет – честно делаю их в последний момент, получаю свою дозу адреналина и живу дальше без угрызений совести. Если когда-нибудь мне удастся это изменить – непременно напишу об этом статью или книгу.

Я люблю подводить итоги, имею для этого специальный блокнот. Больше всего люблю подытоживать год, но меньшие периоды тоже бывают насыщенными. Пишу список благодарностей, успехов и, непременно, то, что в следующий раз можно улучшить.

Юлия Кнюпа

лайф-коуч, тренер

Работа каждого директора – это координация выполнения задач в коллективе. У меня всегда прекрасно получалось работать в команде, поэтому именно такой метод я считаю самым результативным.

Я не считаю себя человеком, который все успевает, ведь всегда остается очень много нереализованных планов. Я постоянно нахожусь в состоянии "Маловато будет!", как говорил один из героев детского мультика. Мы в музее складываем огромный план на год и постоянно с ним работаем. Это план различных выставок и мероприятий. Конечно, порой случаются неожиданные ситуации, тогда приходится вносить коррективы. Кроме того, мы делаем краткосрочные планы на месяц, неделю, день.

Я большая поклонница маленьких блокнотиков и стикеров. Особенно нравится снимать эти стикеры после выполненной работы или вычеркивать задачи из списка. Вечером перед сном я всегда проговариваю задачи, которые удалось выполнить за день, а также те, которые еще стоит реализовать. Еще очень важно перед началом проекта думать о его завершении, о его положительном результате. Не стоит фокусироваться на утомительной подготовке, нужно культивировать позитивное завершение. Тогда работать всегда приятнее.

Ольга Гладун

директор Черкасского художественного музея